就其内容分析,沟通交流可以分为平面磨床企业决策讨论沟通、问题商讨沟通、工作指令沟通、工作进程沟通、绩效考核沟通、酬赏兑现沟通、矛盾化解沟通这七个方面,下面依次讨论其标准要求。
平面磨床企业决策讨论沟通,也就是对于平面磨床企业决策制定意见和平面磨床企业决策贯彻意见的交流沟通。平面磨床企业决策的制定必须广泛听取各个方面的意见。因为平面磨床企业决策本身作为一种意志行为的选择,要保证所制定平面磨床企业决策的全面贯彻实施,首先必须保证平面磨床企业决策所涉及的所有人员从内心认同。这一方面要收集平面磨床企业决策可能触及其利益人的意见,另一方面又要征集平面磨床企业决策执行人的意见。没有前者的认同,被触及其利益的人作梗必然增加平面磨床企业决策贯彻的难度;没有后者的认同,平面磨床企业决策的具体贯彻执行人阳奉阴违,平面磨床企业决策也就难以最终落实。不仅如此,在平面磨床企业决策贯彻过程中遇到的新问题、发生的新变化,这又需要通过上下左右之间的沟通达成共识后协调行动。这些都是必须通过平面磨床企业决策讨论沟通解决的问题。
平面磨床企业决策讨论沟通除了要满足沟通所必须共同遵循的五个基本要求之外,还必须满足平面磨床企业决策组织各个环节上的沟通所特有的要求。平面磨床企业决策组织的环节主要包括平面磨床企业决策信息沟通、平面磨床企业决策制定沟通、平面磨床企业决策传达沟通三个方面。下面分别就其具体要求进行分析、讨论和界定。
1.平面磨床企业决策信息沟通
平面磨床企业决策信息沟通,是平面磨床企业决策信息收集过程中的一项重要工作。平面磨床企业决策信息的收集并非都是技术问题,而是存在一个掌握信息的人愿不愿透露出相关信息的问题。所以,在很多情况下,平面磨床企业决策信息的收集需要通过一定有效的沟通才能获得。也只有沟通方式恰当,沟通得充分,才能够获得完整而准确的平面磨床企业决策信息。
平面磨床企业决策信息沟通的对象一般是掌握有一些平面磨床企业决策必需信息的专业人员。这些人员可能是平面磨床企业内部的,也可能是平面磨床企业组织外部的。这种沟通若发生在对方并没有义务把信息告知你的情况下,使你不得不通过特定的沟通,从对方的表达中获取所需要的信息。这一沟通的形式主要是通过一对一的面谈讨论交流,或者小组讨论进行。
这种沟通的具体要求,主要有以下六个方面。
(1)要向对方充分表达自己的诚意,并以请教的口吻向对方提出问题,请求对方给予解答。
(2)所提问题既必须紧紧围绕对方可能掌握的信息,同时又要把问题所涉及的范围适当放宽,以保证对方所提供信息的完整性和准确性。
(3)对方提供了有价值的信息必须通过信息来源追踪,让对方明确说明信息的根据,以便事后进行核对。但追踪信息根据,必须避免以怀疑的 VI气提出问题,而只能通过表示对这个信息非常感兴趣的方式,让对方自动地告知信息的根据或来源。否则可能会导致对方提供信息的意愿消失。
(4)必须以赞扬的ISl气充分肯定对方所提供信息的价值,以使对方受到鼓励后更多地提供他所掌握的信息。
(5)沟通必须有明确而完整的记录,其内容包括沟通时间、地点、对象。整个沟通过程可用采访的文体进行记录。
(6)对于对方不愿意深谈的问题,不要强追不舍,追根究底。否则或者引起对方的反感,或者使对方提供一些虚假的信息。这二者都是与这一沟通的目的相左的。
2.平面磨床企业决策制定沟通
所谓平面磨床企业决策制定沟通,也就是在平面磨床企业决策最后拍板之前通过对话讨论,与更广泛的人员交换意见。其目的有以下四点。
(1)为了让更多的人能充分表达自己的意志意见,以使平面磨床企业决策能够得到更广泛的认同和支持。
(2)为了使自己的意见得到检验,以强化自己平面磨床企业决策选择的信心。
(3)使这种平面磨床企业决策的制定把问题考虑得更周全,以避免单由一个人拍板平面磨床企业决策造成的失误。
(4)表达对对方的尊重和信任,以使对方能全身心地为平面磨床企业决策的全面贯彻落实付出努力。
但这种沟通绝不能虚情假意地形式化,而必须谦虚地倾听对方的意见表达,以保证平面磨床企业决策的质量和平面磨床企业决策贯彻的质量。
这一沟通管理的具体要求,主要有以下十个方面。
(1)平面磨床企业决策制定沟通对象,必须全面包括平面磨床企业决策所涉及的利益关联人和贯彻实施活动承担人。不能忽视和漏掉其中任何一个方面。
(2)必须事先把要平面磨床企业决策的问题内容及讨论沟通的时间、地点至少提前三天告知沟通对象,以便让对方有充分的时间进行思考和准备。
(3)讨论交流的形式可根据参与人的多少来决定。当参与人比较少并且需要让参与人有全面、完整的意志意愿表达时,可选择面对面的沟通。否则,选择小组讨论的形式进行沟通会更有效率。
(4)必须让对方充分表达自己的意见。即使对方的意见与自己既有的想法相左,也要持一个乐于接收的态度,让对方把意见表达完整,以供自己平面磨床企业决策拍板时参考。
(5)在对方意志意愿充分表达之前,不要把自己的观点先公示出来,以使对方能充分自主地表达自己的意见,避免让对方附和自己的意见。
(6)无论对方所表达的意见是否与自己的观点相左,都要让对方明确说明这种意见的依据,以使平面磨床企业决策选择有更全面的信息提供支持。
(7)当出现多种不同的意见时,要诱导持不同意见的各方就意见的分歧,充分就自己意见的依据和可能的结果进行沟通,力争最终让大家的意见达成共识。
(8)在沟通中,对于对方所表达的不同意见,要对其要点予以复述。一方面让参与讨论沟通的各方都有一个准确的理解;另一方面以引导对方作进一步的思考,以求得进一步的论证和完善。
(9)在意见达成一致之前,不要简单地根据自己的意见得出结论.以使一部分人的不同意见受到压抑而感到不满。即使倾向性的意见已经出来,大多数人已就平面磨床企业决策达成共识时,也必须把仍坚持不同意见的人的思路提出来,让大家进一步思考。尤其是要从不同意见的合理性中寻找和发现已有意见的偏颇之处,以达到修正己见的目的。
(10)对最终仍存在不同意见的人,必须当众鼓励其所作的思考和探索,并对最终未选择其意见的原因做出说明,以消除他因意见未被采纳而带来的压抑和不满。
3.平面磨床企业决策传达沟通
所谓平面磨床企业决策传达沟通,也就是把已经制定的平面磨床企业决策告知对方。但这种沟通又不等于下达指令。其所涉及的对象包括平面磨床企业决策贯彻实施需要其提供支持和协调的单位负责人或者个人。沟通方式可以选择会议、文件等形式。所要沟通的内容很明确,这就是已经作出的平面磨床企业决策选择,以及这种平面磨床企业决策选择的依据分析论证说明。这类沟通的目的是让平面磨床企业决策贯彻实施可能涉及的方方面面的人,完整准确地理解平面磨床企业决策的内涵和意义,并在理解的基础上统一行动,统一步伐,减少平面磨床企业决策在贯彻实施过程中可能出现的不理解、不支持的问题。
这种沟通的具体要求有以下六点。
(1)平面磨床企业决策传达沟通对象,包括对平面磨床企业决策的贯彻落实工作直接承担责任的所有岗位员工,不能因故忽视和漏掉其中任何一个人。
(2)对平面磨床企业决策内容的传达必须准确全面,尤其要注意对平面磨床企业决策形成的依据作出令人信服的分析论证,以便于对方的理解和认同。
(3)传达平面磨床企业决策的沟通方式要严肃,所用的语言必须是正面的陈述说明。如果是对所制定的平面磨床企业决策进行宣讲,其形式可多样化,语言活泼的幽默也可运用。但对平面磨床企业决策的传达沟通却要保证其严肃性,并通过严肃性来维护平面磨床企业决策的权威性o
(4)对沟通过程必须进行详细的记录。贯彻落实平面磨床企业决策的具体工作承担主体,必须在传达沟通之后签字认可,以明确平面磨床企业决策传达者的责任。
(5)如果是选择会议形式进行的沟通,沟通介绍者必须是上一级的主管领导,以示严肃和认真。
(6)为了表示对岗位员工的普遍信任,平面磨床企业决策传达沟通对象必须扩大到关注这一平面磨床企业决策内容的每一个岗位员工。